A chi non è mai successo di rimandare qualcosa di importante? Un compito impegnativo, una scadenza, una telefonata scomoda, persino la semplice decisione di iniziare una nuova abitudine. Procrastinare è un comportamento comune e, in alcuni casi, può sembrare persino innocuo. Eppure, quando diventa un’abitudine, può trasformarsi in un ostacolo che mina la produttività, aumenta lo stress e ci lascia con un costante senso di insoddisfazione.
Spesso si crede che la procrastinazione sia solo una questione di pigrizia o di mancanza di disciplina, ma la verità è che la situazione è molto più complessa. Ci sono fattori psicologici profondi che si nascondono dietro questa tendenza, come la paura di fallire, la difficoltà nella gestione del tempo o la mancanza di strategie efficaci per affrontare compiti impegnativi.
La buona notizia è che possiamo invertire questa tendenza! Sviluppando abitudini più solide e funzionali, possiamo migliorare la nostra situazione ed essere molto più competitivi sul posto di lavoro. Infatti, diversi studi dimostrano che avere una routine ben strutturata può ridurre la necessità di autocontrollo, rendendo più facile affrontare le attività senza farsi distrarre.
Se vuoi ottimizzare la tua produttività e imparare strategie concrete per gestire meglio il tempo e le priorità, scopri il nostro servizio di coaching. Ti aiuteremo a sviluppare un metodo di lavoro efficace e su misura per le tue esigenze, così da raggiungere i tuoi obiettivi con più sicurezza e meno stress.
Perché si procrastina?
Quando procrastiniamo, spesso lo facciamo in modo consapevole: scegliamo di dedicarci a qualcosa di più piacevole piuttosto che affrontare subito ciò che dovremmo fare. A volte, invece, ci ritroviamo a evitare decisioni importanti, rifugiandoci in compiti secondari e lasciando in sospeso ciò che conta davvero.
Ma perché tendiamo a rimandare? Le ragioni possono essere molteplici:
- Impulsività: seguire l’istinto e lasciarsi distrarre da stimoli immediati può farci rimandare ciò che richiede più impegno e concentrazione.
- Mancanza di urgenza: se un compito non ha una scadenza imminente, è facile posticiparlo senza sensi di colpa, fino a quando diventa inevitabile.
- Obiettivi poco chiari: quando non abbiamo scadenze precise o una direzione definita, ci sentiamo disorientati e finiamo per rimandare, in attesa di maggiore chiarezza.
- Paura del fallimento: il timore di non essere all’altezza può bloccarci e spingerci a evitare situazioni in cui potremmo sbagliare, che si tratti di una sfida lavorativa, di un nuovo progetto o di una relazione personale. Spesso, alla base, c’è una scarsa fiducia in noi stessi, ma ci sono strategie efficaci per rafforzare l’autostima e affrontare questa insicurezza.
- Noia o disinteresse: quando un compito non ci stimola, il nostro cervello tende a preferire attività più gratificanti nel breve termine, portandoci a rimandare il dovere a favore del piacere immediato.
- Indecisione cronica: alcune persone trovano difficile prendere decisioni e, piuttosto che affrontarle, continuano a rimandare, sperando che la scelta giusta si presenti da sola.
Qualunque sia il motivo alla base della procrastinazione, il primo passo per superarla è riconoscerla e comprendere le dinamiche che la alimentano. Solo così possiamo smettere di rimandare e iniziare a costruire abitudini più produttive.
7 passi per smettere di procrastinare
1) Organizza il tuo “lavoro profondo” con coerenza e metodo
Per raggiungere livelli elevati di produttività e ottenere risultati di qualità, non basta semplicemente lavorare di più: è fondamentale lavorare meglio. La capacità di concentrarsi senza distrazioni su attività complesse è ciò che distingue chi riesce a eccellere in un determinato ambito da chi fatica a portare a termine compiti impegnativi. È proprio su questo principio che si basa il concetto di lavoro profondo, approfondito da Cal Newport nel suo libro Deep Work. Nel suo testo, l’autore ha definito il “lavoro profondo” come “la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo, cioè un’abilità che permette di padroneggiare rapidamente informazioni complicate e di produrre risultati migliori in un minor tempo”.
Anche se il lavoro profondo richiede un notevole impegno mentale, farlo con regolarità lo rende più fluido e gestibile. Può includere attività come elaborare una strategia aziendale, analizzare dati complessi o scrivere un libro. La cosa fondamentale è trasformarlo in un’abitudine solida.
Le abitudini rendono i comportamenti più automatici.
Pensiamo alla guida: quando siamo alle prime armi, dobbiamo concentrarci su ogni singola azione. Con il tempo e l’esperienza, però, tutto diventa più automatico. Lo stesso vale per attività più complesse, come il lavoro profondo.
Per sviluppare questa abilità, ci sono due elementi chiave: ripetizione e stimolazione. Creare una routine stabile aiuta la mente a entrare più facilmente in uno stato di concentrazione profonda. Se possibile, è utile dedicare sempre lo stesso orario della giornata a questo tipo di attività. In alternativa, si può inserire il lavoro profondo in una sequenza fissa di azioni: ad esempio, dopo aver completato un certo compito, si passa al lavoro profondo. Più si struttura questa abitudine, più diventa facile entrare in uno stato di massima produttività senza sforzo.
Se desideri ridurre la procrastinazione, migliorare la concentrazione e adottare un metodo di lavoro più efficace, Ema Partners può affiancarti in questo percorso. Attraverso strategie pratiche e personalizzate, potrai imparare a gestire meglio il tempo e a lavorare con maggiore produttività. Contattaci per scoprire di più su come possiamo supportarti!
2) Crea un sistema per affrontare nuovi compiti
Come si fa a gestire responsabilità che sembrano troppo grandi per noi? Affrontare un compito del tutto nuovo può essere davvero intimidatorio, e questo spesso porta a procrastinare. Ma avere un sistema di base per iniziare può rendere tutto più semplice e meno spaventoso.
I primi passi che facciamo di fronte a un compito sconosciuto, se ripetuti nel tempo, possono trasformarsi in una buona abitudine. Questo riduce lo sforzo mentale necessario per decidere come iniziare e rende più naturale affrontare nuove sfide.
Come sviluppare il proprio sistema?
Reverse Engineering: un modo efficace per costruire il proprio sistema è partire dalle proprie esperienze. Provate a ricordare un compito difficile che siete riusciti a completare e analizzate i passaggi che vi hanno portato al successo. Questo approccio è spesso più utile rispetto a cercare di seguire i metodi di qualcun altro, perché vi consente di creare una strategia personalizzata, che si adatta ai vostri punti di forza e al vostro modo di lavorare.
Gestire le emozioni: uno dei motivi principali per cui procrastiniamo è l’impatto emotivo di certi compiti. Se un’attività ci provoca stress, ansia, noia o insicurezza, tendiamo a evitarla. Questo meccanismo, noto in psicologia come evitamento, ci fa sentire meglio nel breve termine, ma a lungo andare non fa altro che alimentare il problema. Anche chi non ha difficoltà psicologiche può trovarsi a vivere questa situazione. Durante periodi di forte stress o stanchezza, è ancora più comune rimandare attività che generano emozioni negative. Anche compiti semplici, come rispondere a un’e-mail, possono sembrare schiaccianti quando ci si sente sopraffatti.
Creare un sistema aiuta a superare questa resistenza emotiva, trasformando l’approccio ai nuovi compiti in un processo strutturato e familiare. Più il metodo diventa automatico, meno spazio c’è per la procrastinazione.
3) Fai chiarezza sulle tue emozioni
Spesso, la procrastinazione non è solo una questione di gestione del tempo, ma di gestione delle emozioni. Quando un compito ci provoca ansia, insicurezza o stress, tendiamo a evitarlo, rimandandolo a un momento indefinito. Questo può innescare un circolo vizioso: più si procrastina, più cresce il senso di colpa e la pressione, rendendo ancora più difficile iniziare.
Per questo motivo è importante identificare con precisione le emozioni legate a un compito per capire come gestirle nel modo più efficace. Quando si parla di procrastinazione, è utile esaminare quanto ogni emozione influisca sul vostro atteggiamento verso un’attività. Ad esempio, potreste scoprire che scrivere una presentazione per il vostro capo provoca un’ansia di 8 su 10, un certo risentimento di 6 su 10 e una noia di 4 su 10. Una volta che avete riconosciuto questi stati d’animo, potete affrontarli uno per uno. Dare un nome alle emozioni e distinguerle tra loro è fondamentale per capire quanto si è realmente capaci di gestirle.
Strategie per affrontare le emozioni legate alla procrastinazione
Se un compito vi fa sentire irritati o risentiti, provate a trovare un lato positivo. Ad esempio, potreste essere infastiditi dalle continue revisioni richieste dal vostro capo, ma allo stesso tempo, potreste apprezzare l’opportunità di migliorare le vostre competenze. Oppure, se un collega vi chiede spesso aiuto con questioni tecniche, potreste sentirvi soddisfatti di sapere che il vostro contributo è riconosciuto e apprezzato.
Se un compito vi provoca ansia, iniziate con le parti che vi sembrano più facili e procedete passo dopo passo. Questo metodo si basa sulla terapia dell’esposizione, che aiuta a affrontare gradualmente ciò che provoca disagio, rendendolo più gestibile nel tempo. Quello che all’inizio sembra un ostacolo insormontabile diventa molto più affrontabile una volta che avete superato i primi piccoli passi.
4) Usa l’autocompassione per superare i forti ricordi negativi
A volte, le emozioni che proviamo riguardo a un compito non dipendono solo dalla sua oggettiva difficoltà, ma anche da esperienze passate che lo caricano di tensione o insicurezza.
Se vi trovate a provare una forte resistenza verso un’attività, provate a chiedervi se questa sensazione è legata a un episodio del vostro passato professionale. Potrebbe trattarsi di un errore commesso all’inizio della carriera o di un’esperienza più recente che ha minato la vostra fiducia. Spesso, questi ricordi si intrecciano con schemi mentali radicati, rendendo alcuni compiti più complicati da affrontare.
La buona notizia è che è possibile superare questi blocchi attraverso un lavoro di accettazione di sé.
Diverse ricerche dimostrano che l’autocompassione può ridurre l’impatto delle esperienze negative, permettendoci di affrontare il presente con maggiore sicurezza.
Ecco un esempio di dialogo interiore che potrebbe aiutarvi a ristrutturare questi pensieri: “Ho avuto delle difficoltà con questo tipo di compito in passato, e questo mi fa sentire esitante. È una reazione normale e comprensibile. Ma allora ero solo un principiante; ora ho più esperienza e posso affrontarlo con strumenti migliori. È proprio attraverso l’esperienza che si impara davvero.”
Riconoscere gli schemi di pensiero che alimentano la procrastinazione
Se in alcune aree della vostra vita siete disciplinati e produttivi, ma in altre trovate difficile iniziare o completare i compiti, potrebbe esserci un modello mentale che vi frena.
Alcuni fattori cognitivi che contribuiscono alla procrastinazione sono comuni a tutti (come la tendenza a sottovalutare il tempo necessario per i compiti a lungo termine), mentre altri sono più personali e profondamente radicati.
Per capire se un blocco cognitivo sta influenzando il vostro modo di lavorare, provate a chiedervi: “sto vedendo questo compito come più difficile di quanto non sia realmente, considerando le mie capacità? Una volta che inizio, mi rendo conto che il compito non è così sgradevole come pensavo?” Se la risposta è sì, è probabile che il problema non sia l’attività in sé, ma il modo in cui la anticipate e la percepite.
Cambiare prospettiva e affrontare i propri schemi di pensiero può essere la chiave per superare la procrastinazione.
Se ti riconosci in queste difficoltà e desideri lavorare su strategie personalizzate per affrontarle, Ema Partners è qui per aiutarti. Contattaci e con il nostro supporto, potrai acquisire strumenti pratici per superare i blocchi mentali e migliorare la tua produttività in modo efficace e duraturo.
5) Il brainstorming inverso: trasformare gli ostacoli in soluzioni
Un modo davvero efficace per combattere la procrastinazione è il brainstorming inverso. In pratica, si tratta di chiedersi cosa si potrebbe fare per rendere un compito impossibile o super frustrante, e poi capovolgere la situazione per trovare strategie utili.
Se un’attività vi sembra irraggiungibile, potrebbe essere perché vi sentite sotto pressione per farla perfettamente al primo colpo, o perché volete copiarne l’esecuzione da un collega che ammirate. Accettare che possano esserci errori all’inizio, adattare il processo ai vostri punti di forza e concentrarsi sul proprio potenziale può rendere il compito molto più accessibile.
Un’altra tecnica utile è quella di trovare somiglianze tra l’attività che state rimandando e un’altra che invece vi riesce bene. Per esempio, se scrivere un report vi sembra un’impresa ardua, ma siete abituati a scrivere e-mail dettagliate ogni giorno, provate a pensare al report come a una serie di piccoli testi piuttosto che a un unico grande blocco. La chiave è identificare i punti in comune in modo specifico, così da rendere il compito meno intimidatorio e più familiare.
Capovolgere la prospettiva può davvero aiutare a ridurre la resistenza mentale, trasformando un’attività difficile in qualcosa di più gestibile e affrontabile.
6) Accetta che il vero lavoro comporta attriti
Siamo naturalmente inclini a completare più facilmente i compiti familiari e quelli di difficoltà moderata, poiché ci danno un immediato senso di realizzazione. D’altra parte, le attività nuove e più complesse, pur avendo un potenziale valore maggiore, tendono a essere più impegnative e frustranti. Ecco perché spesso preferiamo spuntare piccole voci dalla nostra lista di cose da fare piuttosto che affrontare progetti più articolati e sfidanti.
Tuttavia, è importante non confondere il lavoro privo di difficoltà con la vera produttività.
Ad esempio, i team composti da persone con competenze e punti di vista diversi tendono a generare idee migliori, ma possono anche affrontare più tensioni. Allo stesso modo, un nuovo ruolo lavorativo o un progetto inedito può portare a frizioni e rallentamenti, aumentando il senso di stress e insicurezza.
Questo spesso conduce a un errore cognitivo noto come ragionamento emozionale, ovvero la tendenza a valutare i progressi in base alle proprie sensazioni piuttosto che a dati oggettivi.
Se ci si sente tesi o insicuri, si potrebbe erroneamente pensare di essere sulla strada sbagliata o di non fare abbastanza. Per smettere di procrastinare, è fondamentale accettare che il progresso, specialmente nei compiti più impegnativi, non è sempre lineare e che il senso di fatica o incertezza non significa necessariamente che si stia sbagliando.
Essere consapevoli di questi meccanismi mentali aiuta a contrastare i bias cognitivi e a tollerare meglio le difficoltà, sviluppando una mentalità più resiliente e produttiva.
7) Limitati a brevi periodi di lavoro
Quando un compito è davvero importante o lo abbiamo rimandato per troppo tempo, tendiamo a pensare che dobbiamo recuperare il tempo perso con lunghe sessioni di lavoro.
Ma questa mentalità è spesso alimentata da un senso di colpa per non essere stati produttivi, e può portare a procrastinare ancora di più. L’idea di dover affrontare ore di lavoro ininterrotto su un compito difficile può sembrare opprimente, spingendoci a rimandarlo ulteriormente.
Per smettere di procrastinare, è molto più efficace suddividere il lavoro in brevi intervalli, rendendolo meno intimidatorio e più gestibile.
Ecco due strategie pratiche che possono fare la differenza:
- L’approccio dei 10 minuti: decidete di dedicare solo 10 minuti oggi a quel compito che state evitando e riprendete domani. Anche un piccolo sforzo può aiutarvi a superare quel blocco emotivo iniziale.
- La tecnica dei 90 minuti: se già riuscite a concentrarvi, impostate un timer e lavorate su quel compito per 90 minuti, senza sentirvi obbligati a fare di più. Questo intervallo è abbastanza lungo da permettervi di ottenere risultati concreti, ma non così esteso da risultare schiacciante.
Un’altra opzione è aumentare gradualmente il tempo di lavoro: ad esempio, iniziare con 10 minuti al giorno e aggiungere altri 10 ogni giorno successivo, fino a raggiungere una sessione di lavoro ottimale di circa due ore. È lo stesso principio che si applica all’allenamento per una gara di resistenza: si comincia con piccole distanze e si aumenta progressivamente la durata e l’intensità.
Un metodo personalizzabile per smettere di procrastinare
Anche se abbiamo suddiviso le cause della procrastinazione in tre categorie—abitudini, emozioni e pensieri—questi aspetti sono strettamente interconnessi. Le strategie che funzionano per una persona possono rivelarsi utili anche per un’altra, poiché il nostro comportamento, le emozioni e i nostri schemi mentali si influenzano a vicenda.
Procrastinare non è solo una questione di disciplina o forza di volontà: è il risultato di meccanismi psicologici e cognitivi che possono essere modificati con il giusto approccio. Imparare a conoscersi, provare diverse strategie e costruire abitudini solide è fondamentale per migliorare la propria produttività senza sentirsi sopraffatti.
Se senti di aver bisogno di un supporto personalizzato per affrontare questi ostacoli e ottimizzare la vostra produttività, Ema Partners è al tuo fianco. Attraverso percorsi di coaching mirati, ti guideremo nell’individuare le strategie più adatte a te, per superare la procrastinazione e migliorare la gestione del tempo in modo efficace e duraturo. Contattaci per scoprire come possiamo supportarvi nel vostro percorso!
Pensa a queste tecniche che abbiamo visto come a un “menu per combattere la procrastinazione”: sperimenta, adatta e scegli ciò che si addico meglio al tuo stile di lavoro. L’obiettivo non è solo “fare di più”, ma lavorare in modo più efficiente e sereno, riducendo lo stress e aumentando la soddisfazione per ciò che si realizza. Smettere di procrastinare significa sviluppare un sistema su misura, che renda il processo di lavoro più naturale e meno faticoso.
