Si pensa spesso che la procrastinazione sia il risultato della mancanza di disciplina: chi procrastina preferisce il tempo libero e il divertimento al duro lavoro. Una versione più attuale di questa spiegazione è che, al fondo, vi sia la mancanza di sistemi e abitudini di lavoro efficaci ed efficienti.
Numerosi studi hanno dimostrato che abitudini consolidate riducono il bisogno di autocontrollo, rendendo più semplice affrontare compiti impegnativi e resistere alle distrazioni. Il processo di strutturazione di un’abitudine richiede, tuttavia, un certo tempo prima di poter dare dei risultati.
Ecco allora una breve guida di alcune strategie che possiamo adottare per acquisire abitudini di lavoro per evitare la procrastinazione.
1) Programma il “lavoro profondo” in modo coerente
Cal Newport, nel suo testo Deep Work, ha definito il “lavoro profondo” come “la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo, cioè un’abilità che permette di padroneggiare rapidamente informazioni complicate e di produrre risultati migliori in un minor tempo”.
Il lavoro profondo è generalmente impegnativo, ma svolgerlo in modo costante ogni giorno, regolarmente, lo renderà più gestibile. Potrebbe trattarsi, ad esempio, di elaborare una strategia aziendale, di fare un’analisi complessa di dati o di scrivere un libro.
Le abitudini rendono i comportamenti più automatici
Pensiamo ad esempio che quando abbiamo acquisito una certa esperienza, una certa pratica alla guida, non ragioniamo più sulla sequenza di azioni da fare per guidare.
Lo stesso vale per abitudini più complesse.
Gli elementi cardine, in questo processo, sono la ripetizione e la stimolazione. È importante cercare di mantenere uno stesso orario nel corso della giornata in cui inserire il “lavoro profondo”, o collocarlo in una certa sequenza se non è possibile mantenere un orario fisso: dopo aver fatto questo, mi occupo del mio “lavoro profondo”.
2) Crea un sistema per iniziare nuovi compiti
Come gestire delle responsabilità che state affrontando per la prima volta e che sembrano fuori dalla vostra portata? Sarà meno probabile rimandare i nuovi compiti se avete un sistema di base per affrontarli.
I passi che fate quando vi imbattete in qualcosa di nuovo diventeranno un’abitudine, che ridurrà la fatica di decidere come iniziare.
Come si può sviluppare il “proprio sistema“?
Reverse engineering
Ricordate un esempio di un compito impegnativo che avete portato a termine con successo e identificate i passaggi che avete utilizzato per realizzarlo.
Sembra più efficace un approccio di questo tipo piuttosto che il tentativo di copiare i metodi di qualcun altro, perché si otterrà un sistema che si adatta alla propria natura e ai propri punti di forza.
Le emozioni
Tendiamo generalmente a evitare i compiti che ci suscitano emozioni negative. L’evitamento e il suo cugino stretto, la ruminazione, negli ambiti degli studi psicologici, sono noti come fattori transdiagnostici, cioè comunemente presenti in molte situazioni di difficoltà psichica.
Anche le persone che solo a volte si sentono tristi, dubbiose e ansiose per il loro lavoro – o faticano a gestire la noia e lo stress che questo induce – tendono a evitare i compiti che elicitano tali emozioni. Questo tipo di risposta si accentua nei periodi di maggiore fatica.
Quando ci si sente sopraffatti, è più probabile procrastinare e, in questi casi, anche compiti semplici, come rispondere alle e-mail, possono sembrare scoraggianti.
3) Districa i sentimenti
L’identificazione accurata delle emozioni, vi aiuterà a gestirle.
Per quanto riguarda la procrastinazione, è utile analizzare quanto ogni emozione influisca sul vostro atteggiamento nei confronti di un compito. Ad esempio, potreste scoprire che scrivere una presentazione per il vostro capo vi provoca un livello di ansia pari a 8 su un’ipotetica scala da 1 a 10; risentimento a un livello di 6 e noia a un livello di 4. Una volta determinato questo, potete affrontare le emozioni singolarmente. Riuscire a classificarle e distinguerle vi aiuterà a valutare quanto siete efficaci nel gestirle.
Quando un compito vi fa sentire risentiti o irritati, cercate di capire che cosa di questo compito apprezzate veramente. Forse vi infastidisce dover fare le revisioni richieste dal vostro capo, ma per voi è importante migliorare le vostre competenze. Potreste sentirvi frustrati dalla richiesta di un aiuto tecnico da parte di un collega, ma potreste apprezzare il fatto di essere riconosciuti come una figura di supporto.
Quando un compito vi rende ansiosi, iniziate con gli elementi di questo che vi rendono meno apprensivi e proseguite da lì. Questa è la terapia dell’esposizione: lavorare gradualmente su ciò che spaventa di più.
Ciò che all’inizio sembra ingestibile, una volta superati i passaggi più semplici, sarà alla vostra portata.
4) Usa l’autocompassione per superare i forti ricordi negativi.
A volte le emozioni che proviamo nei confronti di un compito sono determinate da un’esperienza precedente.
Se vi accorgete di avere questo tipo di reazione, verificate se è legata a un evento di uno dei primi periodi della vostra esperienza professionale o del vostro lavoro più recente. Considerate anche se è presente uno schema mentale relativo ai tipi di compiti e di ricordi coinvolti.
Molte ricerche dimostrano che è possibile guarire queste “ferite” emotive con un lavoro di accettazione di se stessi.
Ecco un esempio di come potrebbe suonare: “In passato sono stato deluso dalle mie prestazioni e questo mi rende esitante. È una sensazione normale e comprensibile. Ma allora ero un principiante e ora non lo sono più. È giusto imparare attraverso l’esperienza”.
Schemi di pensiero
Se siete ragionevolmente ben disciplinati in molte aree ma fate fatica in altre, il motivo potrebbe risiedere in specifici schemi di pensiero.
Alcuni fattori cognitivi coinvolti nella procrastinazione sono piuttosto universali, diffusi – per esempio, la maggior parte di noi sottovaluta la complessità dei compiti con scadenze a lungo termine – mentre altri sono profondamente personali, unici
Per capire se i blocchi cognitivi stiano contribuendo alla vostra procrastinazione, potete chiedervi: il compito mi sembra più difficile di quanto non lo sia oggettivamente, date le mie capacità? Mi piace (o almeno provo un senso di soddisfazione per) un compito, una volta iniziato? Se la risposta è affermativa, significa che tendiamo a pensare al lavoro in modo più sgradevole di quanto non sia in realtà.
Provate queste strategie per superare i vostri blocchi cognitivi.
5) Il brainstorming inverso
Si tratta di prendere in considerazione cosa fareste per rendere il vostro compito infattibile o comunque qualcosa che vorreste davvero evitare di fare. Una volta immaginate queste risposte, si può pensare al loro opposto.
Ad esempio, un compito può sembrare irraggiungibile se immagino di doverlo svolgere alla perfezione alla prima volta o di doverlo fare nello stesso identico stile di un collega che ammiro. Il rovescio della medaglia è che il compito sembrerà più facile se accetto che si verifichino passi falsi e imperfezioni e se lo affronto a modo mio, sfruttando i miei punti di forza.
Un’altra tecnica di riorganizzazione consiste nel pensare ai modi in cui un compito che si sta rimandando è simile a uno che siamo in grado di svolgere facilmente e bene.
La chiave è definire i punti in comune in modo molto specifico.
6) Impara ad accettare un lavoro pieno di attriti.
I compiti più familiari e moderatamente produttivi tendono a essere portati a termine senza problemi e possono quindi essere più soddisfacenti di quelli nuovi, che sono più difficili ma offrono potenzialmente un valore maggiore. È per questo che spesso scegliamo di spuntare piccole voci dalla nostra lista di cose da fare piuttosto che affrontare progetti più articolati e complessi.
Non fate l’errore di equiparare il lavoro senza conflitti alla produttività.
I team eterogenei, ad esempio, spesso generano idee migliori, ma possono essere soggetti a maggiori tensioni. Un nuovo lavoro è spesso ricco di attriti, il che rallenta inevitabilmente i progressi e può causare stress. Questo porta a un errore cognitivo comune chiamato ragionamento emozionale, che si verifica quando si tende a sovrastimare la rilevanza delle proprie sensazioni.
Quando ci si sente tesi e sfiduciati, per esempio, si potrebbe concludere che si stia andando nella direzione sbagliata o che non si stiano facendo abbastanza progressi.
La consapevolezza dei propri schemi di pensiero può aiutare a contrastare i bias mentali.
7) Limitati a brevi periodi di lavoro
Quando un compito è importante o lo abbiamo rimandato, spesso crediamo di aver bisogno di maratone di lavoro per portarlo a termine. Nella maggior parte dei casi, questo tipo pensiero deriva da un’autocritica originata da un senso di colpa per la mancata produttività.
La prospettiva di lavorare tutto il giorno su un compito impegnativo tende a innescare una maggiore procrastinazione.
In questo caso, si può provare una delle 2 seguenti strategie:
- Pianificare di lavorare su ciò che si sta evitando per 10 minuti oggi e riprenderlo domani. Un po’ di lavoro oggi vi farà superare l’ostacolo emotivo di iniziare;
- Pianificate di affrontarlo per 90 minuti oggi e limitatevi a questo. Se siete già abituati al “lavoro profondo”, è probabile che riuscirete a mantenere l’attenzione per quella quantità di tempo. È un obiettivo ragionevole.
È possibile anche adattare e modificare questo principio, per esempio, aggiungendo 10 minuti di lavoro in più ogni giorno, fino ad arrivare a due ore in totale.
È come allenarsi per una gara di resistenza.
Se qui abbiamo suddiviso le cause della procrastinazione in tre categorie, esse però sono interconnesse.
Il nostro comportamento (abitudini e sistemi), le emozioni e i pensieri sono sempre collegati. Quindi, a prescindere dalla ragione principale della nostra tendenza a rimandare certi compiti, una qualsiasi delle strategie qui riportate dovrebbe aiutare a dedicarsi con maggiore costanza al lavoro per il quale abbiamo maggiori difficoltà o fatica nel portarlo a termine.
Consideratelo come un “menu per combattere la procrastinazione“, sperimentate diverse opzioni e trovate quelle che funzionano meglio per noi.
